Ministerstvo vnitra a jeho partneři, jako je IPSD a Národní archiv, připravili dlouho očekávanou novelu spisové vyhlášky, která má fakticky realizovat úplnou elektronizaci spisové služby v úřadech a u ostatních původců. Vyhlášený předpis 96/2023 Sb. Vyhláška, kterou se mění vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby zavádí a konkretizuje do prováděcí vyhlášky ustanovení již schváleného zákona. Změny jsou poměrně významné a to jak pro nově elektronyzované původce, tak i pro stávající výkon spisové služby a tak je vhodné se již teď začít zabývat těmi nejdůležitějšími změnami.

Co tedy vyhláška přináší za klíčové změny?

  • Spisová služba se nově vede primárně nad spisy a věci týkající se evidence, metadat, skládání metadat, balíčků, skartačních lhůt a vyřazování se realizují nad spisy, nebo u typových spisů nad jejich díly.
  • Nově musí být každý dokument vždy vložen do spisu, nesmí tedy existovat dokument mimo jakýkoliv spis.
  • Skartační znak a lhůta se přidělují nad spisem nikoliv nad dokumentem, respektive výběr pro skartační řízení se dělá nad celým spisem (u typového spisu pochopitelně nad definovaným dílem)
  • Mění a zjednodušuje se struktura spisového plánu a to tak, že jeho základní jednotkou je věcná skupina a spis, nikoliv každý jednotlivý dokument. Souvisí to s jednotným skartačním znakem a lhůtou pro celý spis.
  • Ruší se skartační znak V a původci musí již při přiřazování podle typu spisu/dokumentu vybrat znak A nebo S. Posouzení archivem před zničením “esek” ve skartačním řízení pochopitelně zůstává.
  • Ruší se povinnost opatřovat dokumenty číslem jednacím, neboť bude vždy viditelný a dohledatelný jednoznačný PID identifikátor, pochopitelně u vlastních dokumentů se počítá s nějakým evidenčním identifikátorem podle dané evidence
  • Nově se povinně vede u dokumentů a spisů u jejich analogových částí informace o jejich fyzickém umístění, aby je fyzicky bylo možno snadno dohledat (to je velice důležité)
  • Do vyhlášky se konečně dostává pojem a význam komponenty, takže snad přestanou debaty o tom, kdy je něco dokument a kdy komponenta a narovnávají se údaje týkající se komponenty oproti dokumentu
  • Zpřesňují se procesní činnosti ohledně vedení jmenného rejstříku a kupříkladu se výslovně umožňuje vést ve jmenném rejstříku i subjekty nesvázané s dokument v evidenci (což bylo dosud zakázáno), dále se výslovně adoptuje mechanismus vazby subjektu na dokument výhradně prostřednictvím PIDu

Je zde i několik oprav

  • Omezuje se povinná množina údajů evidovaných nad dokumentem, protože některé evidované údaje jsou nadbytečné
  • Poměrně nesmyslný údaj o počtu listů u digitálního dokumentu se vypouští, protože nedává smysl

předpis 259/2012 ve znění od 1.7.2023

Kromě samotné vyhlášky se bude muset změnit ještě také Národní standard, na jehož novelizaci se usilovně pracuje.